Wanneer gasten bij een online uitnodiging op Add to calendar of In agenda klikken, wordt er gebruikgemaakt van een zogenoemd kalenderbestand. Dit bestand heeft de extensie .ics en is een standaardformaat dat vrijwel alle agenda-apps begrijpen.
Dankzij dit bestand kunnen agenda’s zoals Google Calendar, Apple Agenda en Outlook automatisch een evenement toevoegen met de juiste gegevens.
De kalenderfunctie houdt automatisch rekening met tijdzones. Gasten die het evenement aan hun agenda toevoegen zien daarom altijd de juiste lokale tijd, ook wanneer ze zich in een ander land bevinden.
Wat er in een .ics-bestand staat
Het kalenderbestand bevat de belangrijkste gegevens van het evenement. Denk aan:
- de naam van het evenement
- de datum en tijd
- de locatie
- de link naar de online uitnodiging
Wanneer een gast het evenement toevoegt aan zijn agenda, worden deze gegevens automatisch overgenomen in het kalenderitem.
Wanneer het kalenderbestand wordt gebruikt
Het .ics-bestand wordt automatisch gebruikt wanneer gasten via de knop In agenda het evenement toevoegen aan hun agenda. De agenda-app leest het bestand en maakt vervolgens een nieuw agenda-item aan.
In het kalenderitem staat ook een link naar de online uitnodiging. Zo kunnen gasten later vanuit hun agenda weer terug naar de uitnodiging om de meest actuele informatie te bekijken.
Waarom dit handig is
Het gebruik van een .ics-bestand zorgt ervoor dat gasten het evenement snel en zonder handmatig invoeren aan hun agenda kunnen toevoegen. Datum, tijd en locatie worden automatisch ingevuld.
Dit verkleint de kans op fouten en maakt het voor gasten makkelijker om het evenement in hun planning op te nemen.