Met de knop In agenda kunnen gasten het evenement direct toevoegen aan hun eigen agenda. Zo staat de datum meteen in hun kalender en ontvangen ze automatisch herinneringen via hun agenda-app.
De knop staat op de online uitnodiging naast andere acties zoals RSVP, routebeschrijving en het gastenboek.
Evenement toevoegen aan een agenda
Wanneer een gast op In agenda klikt, verschijnt een venster met verschillende kalenderopties. De gast kiest de agenda die hij gebruikt en voegt het evenement met één klik toe.
Vraag gasten om het evenement direct na ontvangst van de uitnodiging in hun agenda te zetten. Stuur bij belangrijke wijzigingen een kort bericht met de link naar de uitnodiging. Gasten zien dan direct de laatste versie van alle informatie.
Wat er in de agenda verschijnt
De kalender gebruikt automatisch de gegevens uit de uitnodiging:
- de naam van het evenement
- de datum en tijd
- de locatie
- een link naar de online uitnodiging
In het kalenderitem staat ook de link naar de online uitnodiging. Gasten kunnen deze later openen om met één klik terug te gaan naar de uitnodiging en de meest actuele informatie te bekijken.
Als details later veranderen
Soms pas je na het versturen van de online uitnodiging nog iets aan. Bijvoorbeeld een kleine wijziging in het programma of extra informatie voor gasten. In dat geval is het meestal voldoende om gasten een kort bericht te sturen met de link naar de uitnodiging en het verzoek om de details nog even te bekijken.
De webpagina van de uitnodiging bevat altijd de meest actuele informatie.
Alleen wanneer datum, tijd of locatie wijzigen, moeten gasten het evenement opnieuw via de knop Save the date aan hun agenda toevoegen. Zo wordt de aangepaste informatie ook in hun kalender bijgewerkt.
De kalenderfunctie gebruikt een zogenoemd .ics-bestand. Dit is een standaardformaat dat vrijwel alle agenda-apps begrijpen. Het bestand bevat de datum, tijd, locatie en link naar het evenement zodat agenda’s deze automatisch kunnen toevoegen.