Wanneer je gasten uit meerdere landen uitnodigt, kan het handig zijn om de online uitnodiging en de Save the date-functie te gebruiken. Zo weten internationale gasten precies wanneer het evenement plaatsvindt en kunnen ze de datum direct in hun eigen agenda opslaan.
Dit voorkomt verwarring over tijdzones en maakt het plannen van reizen of verblijf vaak een stuk makkelijker.
Handig naast een gedrukte uitnodiging
Veel mensen sturen binnen hun eigen land nog steeds een gedrukte kaart. Voor gasten in het buitenland kan een digitale uitnodiging echter praktischer zijn.
Je kunt bijvoorbeeld een gedrukte kaart sturen naar familie en vrienden in hetzelfde land, terwijl je internationale gasten de link naar de online uitnodiging stuurt. Zij kunnen dan meteen via de knop Save the date het evenement in hun agenda zetten.
Dat heeft een aantal voordelen:
- de datum staat direct in de agenda van je gast
- tijdzones worden automatisch correct weergegeven
- gasten kunnen eenvoudig terug naar de uitnodiging via de link in hun agenda
- wijzigingen in programma of informatie blijven zichtbaar op de webpagina
Livestreams met de juiste tijd
De automatische tijdzoneherkenning is vooral handig wanneer gasten vanuit verschillende landen deelnemen. Dat geldt zeker wanneer er ook een livestream of live videoverbinding van het evenement is. Gasten zien in hun agenda automatisch de juiste lokale tijd, zodat iedereen precies weet wanneer ze moeten inschakelen.
De kalenderfunctie gebruikt een zogenoemd .ics-bestand. Dit is een standaardformaat dat vrijwel alle agenda-apps begrijpen. Het bestand bevat de datum, tijd, locatie en link naar het evenement zodat agenda’s deze automatisch kunnen toevoegen.