Wanneer gasten het evenement uit een online uitnodiging toevoegen aan hun agenda, wordt automatisch een link naar de uitnodiging opgeslagen in het kalenderitem. Zo kunnen gasten later met één klik terug naar de online uitnodiging om alle details opnieuw te bekijken.
Dit is handig omdat informatie in de uitnodiging nog kan veranderen. Denk bijvoorbeeld aan een aangepast programma, een extra instructie of een nieuwe routebeschrijving.
Hoe gasten de link gebruiken
In de agenda van de gast verschijnt het evenement met de naam, datum, tijd en locatie. In de beschrijving van het evenement staat ook de link naar de online uitnodiging.
Door op de link te klikken opent direct de online uitnodiging. Gasten zien dan altijd de meest actuele informatie.
Stuur bij belangrijke wijzigingen een kort bericht met de link naar de uitnodiging. Zo weten gasten meteen waar ze de laatste informatie kunnen vinden.
Wat als details later veranderen?
Het kan gebeuren dat je na het versturen van de online uitnodiging nog iets wijzigt. Denk aan een aangepast programma, extra informatie of een kleine wijziging in de planning. In dat geval is het vaak voldoende om gasten een kort bericht te sturen met het verzoek om de online uitnodiging nog even te bekijken.
Omdat de uitnodiging op een webpagina staat, zien gasten daar altijd de meest actuele informatie.
Alleen wanneer de datum, tijd of locatie verandert, is een extra stap nodig. Gasten moeten het evenement dan opnieuw via de knop Save the date aan hun agenda toevoegen. Zo wordt de nieuwe informatie correct in hun kalender opgeslagen.
De kalenderfunctie gebruikt een zogenoemd .ics-bestand. Dit is een standaardformaat dat vrijwel alle agenda-apps begrijpen. Het bestand bevat de datum, tijd, locatie en link naar het evenement zodat agenda’s deze automatisch kunnen toevoegen.